Si eres un profesional o empresario extranjero que trabaja con empresas de Estados Unidos, es probable que en algún momento te hayan pedido el formulario W-8BEN. A continuación, te explico en detalle qué es este formulario, para qué sirve, cuándo debes presentarlo y cómo completarlo.
¿Qué es el formulario W-8BEN?
El formulario W-8BEN (Certificado de Condición de Extranjero para la Retención de Impuestos en EE.UU.) es un documento oficial de la Agencia Tributaria de Estados Unidos (IRS) que permite a las personas extranjeras acreditar su residencia fiscal fuera de EE.UU.
Su propósito principal es permitir que los extranjeros obtengan beneficios de los convenios fiscales entre sus países y EE.UU., evitando así la doble imposición.
¿Para qué sirve el formulario W-8BEN?
El formulario W-8BEN es esencial para reclamar la exención o reducción de la retención de impuestos en los pagos que se reciben de empresas estadounidenses.
En la mayoría de los casos, EE.UU. retiene un porcentaje de impuestos sobre los pagos a extranjeros.
Sin embargo, muchos países, como España, tienen tratados fiscales con EE.UU. que permiten a los residentes extranjeros reducir esta retención o eliminarla por completo.
¿Quién debe presentar el formulario W-8BEN?
El W-8BEN lo deben presentar las personas físicas extranjeras que reciben ingresos de fuentes estadounidenses. Algunos ejemplos de ingresos que pueden requerir este formulario incluyen:
- Pagos por servicios realizados para empresas estadounidenses.
- Comisiones de programas de afiliados o marketing.
- Ingresos por derechos de autor o licencias.
Si eres el único propietario de una LLC que tributa como una entidad disregarded (sin personalidad fiscal separada en EE.UU.), debes presentar el W-8BEN y no el W-8BEN-E, ya que la LLC no se considera una entidad fiscal separada de ti.
¿Cuándo se utiliza el formulario W-8BEN y cuándo no?
El W-8BEN se usa cuando:
- Eres extranjero y no residente fiscal en EE.UU.: No tienes presencia física (oficinas, empleados, etc.) en EE.UU.
- Recibes ingresos de empresas en EE.UU.: Como pagos por servicios, regalías, comisiones, entre otros.
- No generas ingresos “efectivamente conectados” con EE.UU.: Esto significa que tus actividades empresariales se realizan fuera del territorio estadounidense.
No se utiliza el W-8BEN si:
- Eres una entidad extranjera (corporación o sociedad) que recibe ingresos. En este caso, usarías el W-8BEN-E.
- Los ingresos están “efectivamente conectados” a una actividad en EE.UU. (por ejemplo, si tienes una oficina en EE.UU.). En este caso, deberías presentar el W-8ECI.
Confusión entre el W-8BEN y el W-8ECI
La utilización del W-8BEN y el W-8ECI depende de cómo se genera el ingreso de tu LLC.
- W-8BEN: Debes usar este formulario si los ingresos que recibes de las empresas estadounidenses no se consideran “ingresos efectivamente conectados” con una actividad comercial en EE.UU. En la mayoría de los casos de una LLC de propietario único con residencia fiscal en el extranjero, los ingresos por servicios prestados desde fuera de EE.UU. no se consideran efectivamente conectados, y por lo tanto, este sería el formulario correcto. Esto aplica típicamente cuando tienes una LLC que genera ingresos de fuentes estadounidenses pero sin una presencia física o actividad en EE.UU.
- W-8ECI: Este formulario, en cambio, se usa si generas “ingresos efectivamente conectados” con una actividad comercial en EE.UU. Es decir, si tu LLC tuviera empleados, oficinas, o realizara actividades físicas en EE.UU. que generen esos ingresos. Esto implicaría que tu LLC opera dentro de EE.UU., y, en ese caso, tendrías que presentar el W-8ECI.
Si, en tu caso, estás en España y tu LLC no tiene presencia física en EE.UU., el formulario W-8BEN es el correcto para ti.
¿Dónde descargar el formulario W-8BEN?
En mucho casos, la empresa de EEUU con la que estás trabajando, ya te proporcionará el formulario, pero también puedes obtenerlo directamente desde la web oficial del IRS en formato PDF editable.
¿Cómo completar el W-8BEN?
El formulario es sencillo y se completa en pocos pasos:
- Información básica:
- Nombre completo y país de ciudadanía.
- Dirección de residencia fiscal (es importante usar la dirección de tu país de residencia, en este caso, España).
- Número de identificación fiscal (NIF) en España.
- Reclamación de beneficios del tratado fiscal:
- En esta sección, especifica el país del tratado (España) y la tasa de retención aplicable según el tipo de ingreso.
- Firma y fecha:
- Finalmente, firma y fecha el formulario para validar la información.
En la web oficial del IRS puedes obtener todas las instrucciones para completar el formulario W-8BEN de forma más detallada y completa.
¿A quién se entrega el formulario W-8BEN?
El formulario W-8BEN no se envía al IRS. En su lugar, debes entregarlo a la empresa estadounidense que te está pagando.
Ellos lo necesitan para sus registros y para poder aplicar la exención o la tasa de retención reducida en tus pagos.
Una vez entregado, el formulario es válido durante tres años o hasta que tus circunstancias fiscales cambien.
Conclusión
El W-8BEN es un formulario clave para que los residentes fiscales fuera de EE.UU. puedan evitar la doble imposición en los pagos recibidos de fuentes estadounidenses.
Si eres el único propietario de una LLC y trabajas con empresas de EE.UU., este formulario te permite asegurarte de que no estás pagando más impuestos de los necesarios.
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